請購及採購作業

  • 本校有關請購〈修〉、採購、驗收、付款及零用金之管理規定，依本辦法辦理之。

  • 各項財物購置、維修應由需求單位提出『財產物品請購〈修〉單』，需由其他處室主管核准者應另附簽呈〈附表一〉詳予說明情由，呈請相關處室會簽。
  • 『財產物品請購〈修〉單』根據『核決權限表』經權責主管核准後，由總務處辦理採購事宜。
  • 除非有緊急採購情由，各處室不得自行辦理採購。緊急採 購需於三日內補辦相關作業程序，並以簽呈〈附表一〉述明緊急情由，呈請校長簽核。
  • 請購單應由會計室進行預算審核，再交由承辦單位〈總務處〉執行採購程序。經辦人備齊相關表單、憑證後送由會計室審核入帳。
  • 採購〈修〉金額壹萬元以上需經二家廠商估價，經比價後由採購經辦人員簽註意見，隨附估〈比〉價單呈請權責主管核示。

　

  • 採購〈修〉金額伍萬元以上需經三家廠商估價，經比價後由採購經辦人員簽註意見，隨附估〈比〉價單呈請權責主管核示。
  • 如有下述情況〈內部稽核制度財務審核第十二條〉，得採議價方式進行：
　 1. 同一地區僅有一家出售此項財物者。
　 2. 購置財物屬於原有設備之部分更新而無代用品可恢復其功，必須向原製造廠商議購者。
　 3. 為配合已有設備聯繫整體操作，所購置之財物必須定廠牌方能達成預期效能，而向製造廠商議購者。
　 4. 舉辦案件係採用新方法，具有專利權益者。
　 5. 舉辦案件具有特殊施工技術，經公開招標二次而無其他廠商可承攬者。
　 6. 舉辦案件基於安全因素要求需有實績者。
　 7. 舉辦之營繕工程在偏僻地區，無二家以上廠商者。
　 8. 購置房地產者。
　 9. 由公營事業機關承辦營繕工程或向公營事業機關買賣原料器材者。
　 10． 其他確因特殊理由必須以議價方式辦理。
　 11． 政府補助金額佔採購金額半數以上，且補助金額在公告金額以上者，適用政府採購法之相關規定。
　 12． 經常性採購應建立合格廠商名單，且定期評估廠商績效及隨時更新。
　 13． 評估指標為產品品質、售價、如期交貨、售後服務、品牌信譽等。

 驗  收  作 業
  • 營繕工程及購置財產之驗收由總務處主辦並填具『驗收單』〈附表二、三〉，非財產之驗收得於『會計存證憑單』直接作成驗收記錄。
  • 其具有專門技術之電腦設備、儀器等應由專門技術人員負責辦理。請購單位應派員會驗簽收，會計室則派員監辦。
執行驗收作業各單位權責如下：

　
　

1.總務處應核對採購單之品名、規格、數量無誤後方可點收，並執行財務審核。屬財產應即填具財產增加單及財產卡等保管登記記錄。
　

2.請購單位或專門技術人員負責品質檢驗，為技術性之驗收及簽證。
　

3.監辦之會計人員應對驗收之程序審核，如有疑問應即提出，請相關負責人員說明，並列入驗收記錄。

　
  • 驗收不合格者應依總務主任批示意見辦理退貨、更換、扣款或索賠。
  • 採購人員應針對延期或逾期交貨情事與供貨廠商聯繫，追蹤交貨進度。訂有合約者應依合約規定罰款或沒收保證金。

   請款及付款作業

　
  • 支出憑證審核依本校會計制度準則第十條第九項『支出憑證證明規則』辦理。
  • 採購單位應備齊請〈採〉購單、驗收單或購案測試報告、支出憑證，呈請校長簽核後，再送由會計室審核入帳。
  • 會計室負有審核各項支出之責，故對採購單位交付之請〈採〉購單、支出憑證及相關資料等，均應詳加核對、查驗，確認無誤後方得開具支出傳票。
  • 總務處出納人員應根據核准之相關憑證辦理現金或支票之交付、登記及移轉。出納人員應依憑證之日期順序編製四碼之收〈支〉憑證流水編號。
  • 出納人員支付款項除小額支出〈壹仟元以下〉得以零用金支付外，一律開立抬頭畫線之支票。如有匯寄款項，出納應將匯款憑證檢附於傳票之後。
  • 出納人員開具支票後應連同相關傳票、憑證送交會計室審核，再呈校長用印。
  • 出納人員應詳細核對支票與憑證上之金額、領款人印鑑是否相符等，如有疑問應先查詢始能支付。
  • 廠商領款後應簽章收訖，出納則應於『會計憑證存單』上註明領款日期並蓋公司發票章及負責人私章。